Optimierte Dokumentvorlagen für den Onlinehandel mit JTL-Wawi 1.4 – Teil 1

JTL-Wawi enthält zahlreiche Vorlagen für die wichtigsten Geschäftspapiere im Alltag eines Online- oder Versandhändlers: Zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Picklisten und viele mehr. Für das Release 1.4 optimierten unsere Entwickler die Standardvorlagen und das Ausgabe-Modul unserer Warenwirtschaft.

Im ersten Teil unserer Blogreihe beschäftigen wir uns mit den Grundlagen der Vorlagenverwaltung: Was sind Vorlagen und wie funktionieren sie technisch? Außerdem stellen wir euch die wichtigsten Funktionen des in JTL-Wawi integrierten Vorlagen-Editors List & Label vor – damit ihr jede Vorlage genau so anpassen könnt, wie ihr sie braucht.

Die Standardvorlagen von JTL-Wawi

Seit 2009 gibt es in JTL-Wawi eine Vorlagenverwaltung, die inzwischen ca. 30 Standardvorlagen für alle wichtigen Geschäftspapiere des Onlinehandels bereit hält. Benötigt ihr für euren Betrieb zum Beispiel ein Angebot, eine Rechnung oder einen Lieferschein? Dann könnt ihr das Dokument mit wenigen Klicks erzeugen. Im Techniksprech nennt man das “ein Dokument generieren lassen”.

Während des Generierens greift unsere Warenwirtschaft automatisch auf die zugehörige Vorlage zurück und füllt sie mit den Daten des aktuellen Geschäftsvorfalls. Am Ende steht euch das fertige Dokument zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Weiterverarbeiten heißt zum Beispiel, dass das Dokument gedruckt, gespeichert oder auch per E-Mail versendet werden kann.

Sowohl die Generierung als auch die Weiterverarbeitung können bei JTL manuell erfolgen oder auch vollständig automatisiert nach zuvor definierten Regeln.

Vorlagen mit List & Label editieren

Zum Erstellen und Anpassen unserer Vorlagen wird in JTL-Wawi der Editor List & Label verwendet. Hierbei handelt sich um eine Softwarekomponente des Herstellers combit, die wir in unsere Warenwirtschaft integriert haben. List & Label ist ein sehr mächtiges Werkzeug, zu dem der Hersteller auch ein umfassendes Benutzerhandbuch zur Verfügung stellt.

Falls ihr Euch selbst an die Anpassung der Vorlagen wagen möchtet, findet ihr erste Unterstützung in unserer Onlinedokumentation JTL-Guide. Alternativ könnt ihr einen Servicepartner mit der Anpassung beauftragen – dazu später mehr.

Im einfachsten Fall brauchen Händler nach der Installation von JTL-Wawi lediglich das Musterlogo einiger Standardvorlagen gegen ihr eigenes Logo zu tauschen und schon können sie alle Geschäftspapiere direkt verwenden.

Ein neuer Look für die Standardvorlagen

Die neuen Standardvorlagen wurden von unserem hausinternen Design-Team entworfen und vermitteln euren Kunden einen modernen, hochwertigen Eindruck. Innerhalb einer Vorlage könnt ihr aus vordefinierten Farbwelten wählen oder ein eigenes Designschema erstellen. Auf diese Weise lassen sich die Standardvorlagen sehr leicht an eure Corporate Identity anpassen.

Hinter den Kulissen: Wie funktionieren Vorlagen?

Ihr möchtet die mitgelieferten Vorlagen auf eigene Faust anpassen? Ein Logo zu tauschen ist recht einfach. Das könnt ihr mit wenigen Klicks bewerkstelligen. Doch wenn ihr umfassendere Änderungen vornehmen möchtet, ist ein wenig Hintergrundwissen nützlich, um sich in der Vielzahl der Funktionen zurechtzufinden.

Wie ein Dokument entsteht

Stellt euch vor, ihr möchtet der Kundin “Daniela Engels” eine Rechnung im PDF-Format per E-Mail zukommen lassen. Das Generieren einer Rechnung kann auf unterschiedlichen Wegen angestoßen werden. Einen Weg findet ihr, zum Beispiel, im Bereich Verkauf: Hier könnt ihr einfach den Auftrag von Kundin “Daniela Engels” markieren und dann als Ausgabeweg “Rechnung > Mailen” auswählen.

In diesem Fall ist die Rechnung des Auftrags das Objekt, zu dem ein Dokumenttyp Rechnung erstellt wird. Das verbindende Element in der Mitte ist eine Vorlage vom Typ Rechnung:

Objekt (Rechnung) + Vorlage (Rechnung) = Fertiges Dokument (Rechnung für Auftrag)

Jede Vorlage benötigt ein Objekt

Was passiert jetzt technisch gesehen? JTL-Wawi ruft im Hintergrund einige Funktionen von List & Label auf und übergibt dem Modul die betreffenden Auftrags- und Kundendaten aus der Datenbank von JTL-Wawi.

Beachte jedoch:
Ohne Datenbasis ist keine Darstellung einer Vorlage möglich! Deshalb müsst ihr, wenn ihr unsere Warenwirtschaft frisch installiert habt und noch keine Aufträge vorliegen, zuerst händisch einen Auftrag und einen Kunden anlegen. Erst dann haben JTL-Wawi und List & Label einen Datensatz, auf dessen Basis sie eine Rechnung erstellen können.

Allgemeiner gesprochen müsst ihr also mindestens ein Objekt pro Vorlagen-Typ in JTL-Wawi angelegt haben, wenn ihr die entsprechende Layout-Vorschau in List & Label ansehen und Änderungen vornehmen wollt.

Habt ihr bereits viele Objekte (z.B. Rechnungen) im System, könnt in der Vorlagenverwaltung sogar auswählen, anhand welchen Datensatzes ihr eure Vorlage designen wollt. Am besten wählt ihr einen besonders typischen Datensatz als sogenanntes Designobjekt aus, so dass ihr praxisnah arbeitet, keine wichtigen Daten vergesst oder die Spaltenbreiten optimal einstellen könnt.

Der Variablenbaum in List & Label

Es gibt in den Vorlagen unterschiedliche Variablen, die auf unterschiedliche Datenquellen zurückgreifen. Einige Daten kommen direkt aus der Datenbank von JTL-Wawi, andere sind berechnete Werte aus List & Label selbst. Wir wollen hier nicht zu sehr ins Detail gehen.

Häufig eingesetzte Variablen sind Name und Anschrift von Kunden oder die Artikelnummern und Bezeichnungen von Produkten. Solche allgemeinen Variablen stehen euch in einem Variablenbaum zur Verfügung. Mit einem Doppelklick könnt ihr zu einer Vorlage weitere Variablen hinzufügen. Diese haben den Aufbau von Objektpfaden, welche sich aus ihrer Position im Variablenbaum ergeben. Als Beispiel schauen wir uns die Anschrift eurer Firma bzw. euren Firmennamen an:

Variablenname: Report.Company.CompanyName.
Erläuterung zum Objektpfad: Es gibt ein abstrakteres Objekt Report, in dem es ein Objekt Company (Firma) gibt und darin findet JTL-Wawi die Information CompanyName (Firmenname).

Informationen wie eure Firmenanschrift oder Kontoverbindung sowie Währungen, Einheiten oder Nummernkreise pflegt ihr über das Menü Admin unter den Menüeinträgen Firmen- und E-Mail-Einstellungen:

Fehlende Informationen in den Vorlagen ergänzen

Neben dem gut sortierten Variablenbaum liefert JTL auch viele kalkulierte Werte, die im Alltag eines Onlinehändlers benötigt werden, bereits mit. Zum Beispiel die “Gesamtsumme aller Positionen” in Auftrag und Rechnung oder eine “Ausweisung der Steuer” in unterschiedlichen Konstellationen.

Euch fehlen trotzdem noch Angaben, die speziell für eurer Sortiment oder eure Branche interessant wären?

Ihr könnt unsere Standardvorlagen anpassen, eine Kopie der Vorlage anpassen oder auch eine komplett eigene Vorlage erstellen. Wie das genau funktioniert könnt ihr im JTL-Guide unter “Vorlagensets in JTL-Wawi erstellen” nachlesen.

Beispielsweise möchtet ihr das Zusatzgewicht einer Bestellung mit ausgeben? Dafür erstellt ihr in der Auftragsvorlage dann einen eigenen Bereich, ergänzt die Variable und legt die Bedingungen zur Darstellung fest:

Vorlage: Auftragsvorlage
Objekt: Auftrag
Variable: Report.ExtraWeight
Kommastellen: str$(Report.ExtraWeight,0,2)
Darstellungsbedingung: Report.ExtraWeight > 0

Wem trotzdem noch bestimmte Daten oder kalkulierte Werte fehlen, kann über List & Label unsere Datenbank ansprechen. Über selbstgeschriebene SQL-Anfragen können Händler eigene Variablen ergänzen, die dann ebenfalls in die Vorlagen eingefügt werden können. Wir empfehlen hierbei auf schlanke SQL-Anfragen zu achten, um eine gute Performance beim Generieren der Dokumente zu gewährleisten.

Vorlagen von einem Servicepartner

Wem das Ganze zu technisch oder zu aufwendig ist, kann auch die Unterstützung von Servicepartnern in Anspruch nehmen. Einige von ihnen haben sich auf das Anlegen, Anpassen und Erweitern von Vorlagen spezialisiert. In der Servicepartner-Suche findet ihr passende Agenturen unter der Leistungbezeichnung Druck-/ Mailvorlagen.

Fertige Vorlagen für Spezialfälle wie eine Zollinhaltserklärung findet ihr auch in unserem JTL-Extension Store, unter Druckvorlagen.

Die Ausgabe: Drucken, Mailen, Speichern

Händler möchten Dokumente des Onlinehandels in unterschiedlichen Formaten versenden. Die Wahl des Formats hängt davon ab, wie sich die internen Geschäftsprozesse des Händlers gestalten: Während der eine vornehmlich PDF-Dokumente verschickt, nutzt der andere maschinenlesbare XML-Dokumente, die er auf Servern ablegt und automatisiert von einem anderen System einlesen lässt.

In JTL-Wawi nennen wir diese unterschiedlichen Prozesse Ausgabewege. Also Wege, auf denen ein Dokument ausgegeben wird: gedruckt, gemailt oder als Datei exportiert und abgespeichert.

Ausgabeweg E-Mail - Eine Rechnung für den Kunden

Unsere Warenwirtschaft kann die unterschiedlichen Vorlagen und deren Ausgabewege für euch managen. Das heißt, ihr richtet euch die Vorlagen und deren Ausgabe einmal so ein, wie ihr es benötigt und danach läuft das Drucken, Mailen und Speichern vollautomatisiert. Dabei können fast alle denkbaren Konstellationen abgedeckt werden.

Ein Beispiel: Ihr legt eine Rechnungsvorlage für die Sprache Englisch an, welche lediglich diejenigen Kunden, die einer bestimmten Kundengruppe angehören sowie von einer bestimmten Plattform eingekauft haben, zugesendet werden soll. Und nur diese Kunden erhalten die Rechnung mit einer ebenfalls lokalisierten E-Mail und dem PDF im Anhang.

Ausgabeweg Exportieren - Eine Bestellung beim Lieferanten

Auch könnt ihr die meisten Dokumentenarten wie Angebote, Aufträge und Rechnungen als XML- und CSV-Dateien exportieren. Durch die Verwendung der Templatesprache DotLiquid lassen sich nahezu alle Exportformate beliebig abbilden.

Zum JTL-Guide: Exportvorlagen verwalten

Ein Beispiel ist die Bestellung beim Lieferanten: Per E-Mail oder auf einem Fileserver legt ihr eure Bestellungen im XML-Format ab. Besonders im Dropshipping ist diese Option ein Weg zur vollständigen Automatisierung der Bestellabwicklung. In unserer Onlinedokumentation findet ihr übersichtliche Ablaufdiagramme für beide Fälle.

Zum JTL-Guide: Dropshipping automatisieren

Zum Video: Bestellungen im XML-Format

Was Euch in Teil 2 erwartet

Wie ihr seht, ist die Vorlagen-und Ausgabeverwaltung von JTL-Wawi sehr mächtig. Im zweiten Teil der Blogreihe stellen wir euch die Neuerungen vor, mit denen ihr ab JTL-Wawi 1.4 arbeiten könnt. Eine Migration bestehender Vorlagen ist nicht notwendig – alte Vorlagen werden wie gewohnt funktionieren.

Teil 2 - Neu in JTL-Wawi 1.4

• Von der Kopiervorlage zur Baustein-Bibliothek
• Leichter Vorlagen erstellen durch verständliche Variablennamen
• Die neuen, “globalen Vorlagen” für die Ausgabe
• In 5 Schritten zur fertigen Vorlage
• Ausblick auf weitere Entwicklungen

Wer bis dahin nicht warten möchte, kann schon heute das JTL-Forum besuchen. Hier stelle ich in einem Video den aktuellen Entwicklungsstand vor und bitte Servicepartner und Kunden, die bereits auf der 1.4 unterwegs sind, um Feedback: