Einführung der E-Rechnung 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen

Das Rechnungswesen in Deutschland steht vor einer bedeutenden Veränderung: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Verpflichtung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Kraft, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Neuerung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der Buchhaltung und wird den Umgang mit Rechnungen nachhaltig verändern. Sie betrifft insbesondere Unternehmen im B2B-Bereich und verlangt, dass diese sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen. Doch was genau steckt hinter der E-Rechnung, warum wird sie eingeführt, und wie können Unternehmen sich auf die kommenden Änderungen vorbereiten?

In diesem ersten Beitrag aus unserer drei-teiligen Blogreihe zum Thema E-Rechnungen erhaltet Ihr eine umfassende Einführung und Hilfestellungen. Wir klären, was eine E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, welche Ziele und Vorteile die Digitalisierung des Rechnungswesens mit sich bringt und wie Ihr Euer Unternehmen optimal auf die neuen Regelungen einstellen könnt. Weitere Hilfestellungen und Tools der JTL-Gruppe für die Umsetzung der neuen Regelung findet Ihr auch auf unserer Infoseite zur E-Rechnungspflicht ab 2025.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und gesetzliche Grundlagen

Die E-Rechnung ist weit mehr als ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Der Begriff bezieht sich auf ein strukturiertes, elektronisches Datenformat, das speziell für die maschinelle Verarbeitung von  Rechnungen entwickelt wurde.

Von XML bis ZUGFeRD – Wann benutzt man was?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Datenstruktur. Eine E-Rechnung wird im XML-Format erstellt, das den EU-DIN 16931-Vorgaben entspricht. Diese Struktur erlaubt es, Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssysteme zu importieren, ohne dass sie manuell erfasst werden müssen. Dadurch wird der gesamte Prozess von der Prüfung über die Kontierung bis zur Archivierung effizienter und fehlerfreier. Neben der XRechnung, einem rein maschinenlesbaren Format, ist auch das hybride ZUGFeRD-Format zulässig, das wie ein PDF auch für den menschlichen Leser gut sichtbar ist.

Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnung sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie im Wachstumschancengesetz verankert. Diese Regelungen verpflichten Unternehmen dazu, ab 2025 in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Unternehmen im öffentlichen Sektor gilt die E-Rechnung bereits seit 2020. Nun wird diese Verpflichtung auf alle B2B-Unternehmen in Deutschland ausgeweitet.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht? Ziele und Vorteile der Digitalisierung

Bürokratieabbau: An erster Stelle steht die Effizienzsteigerung. Der manuelle Umgang mit Rechnungen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kostenintensiv. E-Rechnungen beseitigen diese Probleme, indem sie den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren. Daten werden direkt aus der Rechnung übernommen, geprüft und verarbeitet, ganz ohne manuelle Eingabe.

Nachhaltigkeit: Durch die Umstellung auf papierlose Rechnungen werden Millionen von Blatt Papier eingespart. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, leisten einen Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Dies entspricht den wachsenden Erwartungen von Kunden und Partnern, nachhaltiger zu wirtschaften.

Steuertransparenz: Die maschinelle Verarbeitung und Validierung von Rechnungsdaten erleichtert es den Finanzbehörden, Steuerbetrug zu bekämpfen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer verbesserten Übersicht und Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsvorgänge.

Mit JERA E-Rechnungen reibungslos managen

Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit dem richtigen Tool wird der Übergang reibungslos. Wir als JTL-Group bieten umfassende Lösungen, um Euch bei der Implementierung und Optimierung Eurer E-Rechnungsprozesse zu unterstützen. Mit der E-Rechnung 2 FIBU-Lösung der JTL-Tochter JERA könnt Ihr E-Rechnungen empfangen, validieren, archivieren und direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren. Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtert die Einhaltung der neuen Regelungen.

Das JERA-Tool könnt Ihr sowohl als Add-on zu bestehenden Buchhaltungssystemen als auch als Standalone-Lösung nutzen, ganz nach Eurem Bedarf.

Wer ist betroffen? Übersicht der neuen Pflichten für Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft:

• Alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind.
• Große Konzerne sowie kleine und mittlere Unternehmen.
• Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, da sie E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen müssen.

Gründe für die Pflicht für Kleinunternehmer:

• Lieferanten und Dienstleister könnten ab 2025 E-Rechnungen ausstellen. Diese müssen technisch verarbeitet werden können.
• Für den B2C-Bereich: Keine Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Dennoch sinnvoll, Prozesse zu vereinheitlichen und auch Endkunden E-Rechnungen auszustellen. Vorteil: Reduzierter interner Aufwand und konsistente Abwicklung.

Außnahmen entlasten Kleinunternehmer

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG – Diese Ausnahmen sollen vor allem kleinere Unternehmen entlasten und die Einführung der E-Rechnung erleichtern.

Übergangsfristen und Ausnahmen: Was gilt wann?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der bisherige Vorrang von Papierrechnungen entfällt.

Übergangsfristen für E-Rechnungsversand

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 sind dann Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit, ihre Prozesse entsprechend umzustellen. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung schließlich für alle B2B-Unternehmen.

Diese gestaffelte Einführung soll sicherstellen, dass insbesondere kleinere Unternehmen genügend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Doch sowohl aus regulatorischer Sicht als auch für die Effizienz Eurer Buchhaltungsprozesse lohnt es sich, die E-Rechnung so früh wie möglich in Eure Abläufe zu integrieren. Denn Ihr spart viel Zeit und Aufwand ein, wenn Rechnungen automatisch validiert, archiviert und verarbeitet werden. Zugleich erfüllt Ihr alle gesetzlichen Anforderungen – ohne Stress oder Last-Minute-Anpassungen. Beginnt jetzt mit der Umstellung, und nutzt die Chance, Eure Prozesse zu optimieren.

Alle Beiträge der Blogserie zur E-Rechnungspflicht im Überblick:
Teil 2: Zur E-Rechnung in wenigen Schritten
Teil 3: Expertentipps: Die E-Rechnung mit JERA und GREYHOUND