Reibungslos auf E-Rechnung umsteigen – so gelingt es!

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt, der Unternehmen nicht nur gesetzeskonform macht, sondern auch Effizienz und Transparenz in die Buchhaltungsprozesse bringt. Im ersten Teil unserer drei-teiligen Blogreihe haben wir Euch bereits zu den rechtlichen Grundlagen der E-Rechnung abgeholt. Damit nun der Übergang reibungslos gelingt, ist eine strukturierte Vorgehensweise essenziell. In diesem Beitrag erläutern wir, wie Ihr Eure Rechnungsprozesse anpassen könnt, welche Formate erlaubt sind und welche Lösung Euch bei all dem helfen kann.

Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse: Wo steht Ihr?

Der erste Schritt zur Umstellung auf die E-Rechnung besteht darin, den Status quo Eurer aktuellen Rechnungsprozesse zu ermitteln. Viele Unternehmen nutzen noch manuelle oder papierbasierte Systeme, die für die neuen Anforderungen nicht geeignet sind. Beantwortet Euch folgende Fragen, um Eure Ausgangslage zu bewerten:

• Wie stellt Ihr aktuell Rechnungen aus?
  Verwendet Ihr Papier, PDF oder Excel-Tabellen?
• Wie empfangt Ihr Rechnungen von Geschäftspartnern?
  Werden Rechnungen manuell erfasst, oder gibt es bereits digitale Prozesse?
• Nutzt Ihr Software für die Buchhaltung?
  Ist Eure Buchhaltungs-Software in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten, oder sind Anpassungen erforderlich?

Erstellt eine Übersicht Eurer bestehenden Systeme, Arbeitsabläufe und der Schnittstellen zu Euren Geschäftspartnern. Eine solche Bestandsaufnahme hilft, Schwachstellen zu identifizieren und die notwendigen Schritte zur Umstellung zu planen.

Welche Formate sind erlaubt? XRechnung, ZUGFeRD und Co.

Die E-Rechnung wird in standardisierten Formaten erstellt, die maschinenlesbar und strukturiert sind. Zwei der bekanntesten Formate sind die XRechnung und das ZUGFeRD-Format. Beide erfüllen die Anforderungen der EU-DIN-Norm 16931, haben jedoch unterschiedliche Anwendungsbereiche.

• XRechnung
  Dieses Format ist ein rein maschinenlesbarer XML-Datensatz und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben. Es ist ideal für vollständig automatisierte Prozesse, erfordert jedoch eine spezielle Software zur Anzeige.
• ZUGFeRD
  ZUGFeRD kombiniert ein übliches bzw. mit menschlichem Auge lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse nutzen. ZUGFeRD ist flexibler und wird häufig im B2B-Bereich verwendet.

Zusätzlich gibt es das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), allerdings ist hier die Zulässigkeit noch unklar, da es aktuell nicht der europäischen Norm entspricht. Es wird zwar an einer rechtssicheren Möglichkeit gearbeitet, das Verfahren einzusetzen, wann diese verfügbar sein wird, ist zurzeit jedoch nicht klar.

Softwarelösung für E-Rechnungen: JERA

Die Wahl der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Unser Spezialist für digitale Buchhaltung, JERA aus der JTL-Group, bietet mit der Lösung E-Rechnung 2 FIBU ein leistungsstarkes Tool, das speziell für die Bedürfnisse von Onlinehändlern entwickelt wurde. Diese Software unterstützt Euch bei:

1. Empfang und Validierung
   JERA ermöglicht das Einlesen und Prüfen von E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Fehlerhafte Rechnungen werden automatisch erkannt und können korrigiert werden.
2. Archivierung
   Die Software sorgt dafür, dass alle E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden, sodass sie jederzeit für Betriebsprüfungen bereitstehen.
3. Integration in bestehende Systeme
   E-Rechnung 2 FIBU lässt sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme wie DATEV integrieren. Dies spart Zeit und erleichtert die Weiterverarbeitung.
4. Benutzerfreundlichkeit
   Mit einer klaren Benutzeroberfläche und flexiblen Einsatzmöglichkeiten (Add-on oder Standalone) ist die Lösung leicht zu handhaben.

Die Nutzung von JERA spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass Euer Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Mehr zu den Funktionen und Vorteilen erfahrt Ihr auf unserer Infoseite zur E-Rechnungspflicht ab 2025.

Schulung der Mitarbeiter und Kommunikation mit Geschäftspartnern

Technische Lösungen sind nur ein Teil der Umstellung. Ebenso wichtig ist es, Eure Mitarbeiter und Geschäftspartner in den Prozess einzubinden.

Schulung der Mitarbeiter

• Macht Eure Mitarbeiter mit der neuen Software und den gesetzlichen Anforderungen vertraut.
• Erstellt Leitfäden und FAQs, um häufige Fragen zu klären.
• Haltet Euch auf dem Laufenden (z.B. auf der Website des zuständigen Bundesministeriums) und gebt dem Team regelmäßige Updates, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern.

Kommunikation mit Geschäftspartnern

• Informiert Eure Partner frühzeitig über die Umstellung auf die E-Rechnung.
• Klärt, welches Format bevorzugt wird und welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
• Ermutigt Eure Geschäftspartner, ebenfalls auf E-Rechnungen umzusteigen, um Prozesse zu harmonisieren

Eine offene und klare Kommunikation minimiert Missverständnisse und sorgt dafür, dass die Umstellung auf beiden Seiten reibungslos funktioniert.

E-Rechnung: Nutzt die Pflicht als Chance zur Optimierung!

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert Planung und Engagement, bietet jedoch enorme Vorteile: Effizienz, Nachhaltigkeit und Steuertransparenz. Mit einer schrittweisen Analyse Eurer Prozesse, der Wahl des richtigen Formats und einer zuverlässigen Softwarelösung wie JERA könnt Ihr die Umstellung problemlos meistern. Sorgt dafür, dass Eure Mitarbeiter und Partner eingebunden sind, und profitiert von den Möglichkeiten digitaler Buchhaltung.

Alle Beiträge der Blogserie zur E-Rechnungspflicht im Überblick:
Teil 1: E-Rechnungspflicht 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen
Teil 3: Expertentipps: Die E-Rechnung mit JERA und GREYHOUND