E-Rechnungspflicht 2025: Die 5 größten Irrtümer – und wie Du sie vermeidest

Seit 2025 ist die E-Rechnung für viele Unternehmen Realität. Während einige die Umstellung als bürokratische Hürde empfinden, steckt hinter dieser Pflicht eine weit größere Vision: Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? In der Praxis zeigt sich immer wieder: Rechnungen werden in unstrukturierten Prozessen verloren, landen in E-Mail-Postfächern ohne klare Zuordnung oder müssen aufwändig für die Buchhaltung zusammengesucht werden. Die Einführung der E-Rechnung soll genau das verhindern. Weniger Papier, weniger Fehler, mehr Transparenz – und letztendlich eine effizientere Art, Dokumente zu verwalten.

Trotz dieser Vorteile kursieren viele Missverständnisse rund um die E-Rechnung. Höchste Zeit, mit den größten Irrtümern aufzuräumen und zu zeigen, wie Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie GREYHOUND als Teil der JTL-Gruppe nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern ihre Prozesse langfristig optimieren.

Irrtum #1
„Die Pflicht betrifft nur große Unternehmen.“

Fakt: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

• Ab 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ab 2025: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € müssen Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD).

Was das bedeutet: Selbst kleine Unternehmen sollten sich jetzt mit der Umstellung befassen – denn wer später aufspringt, riskiert unnötigen Stress und Zusatzkosten.

Irrtum #2
„Ein PDF reicht doch aus.“

Fakt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung.

• Ein PDF allein erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen.
• Eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Was das bedeutet: Wer weiterhin nur PDFs verschickt, riskiert, dass Rechnungen als ungültig gelten und steuerliche Abzüge nicht anerkannt werden.

Irrtum #3
„Die Umstellung ist kompliziert und teuer.“

Fakt: Mit den richtigen Tools wird die Umstellung auf die E-Rechnung nicht nur einfach, sondern spart langfristig Zeit und Geld.

• Ein DMS wie GREYHOUND kann Rechnungen automatisch empfangen, zuordnen und weiterverarbeiten.
• Manuelle Arbeit wird reduziert, Fehler werden vermieden, Freigabeprozesse beschleunigt.

Was das bedeutet: Die einmalige Implementierung eines DMS zahlt sich schnell aus. Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, profitieren von effizienteren Abläufen und weniger administrativem Aufwand.

Irrtum #4
„Wir haben noch genug Zeit.“

Fakt: Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 Pflicht

• Übergangsfristen für den Versand gibt es zwar, aber wer sich jetzt vorbereitet, spart sich später Hektik.
• Unternehmen, die zu spät umstellen, riskieren Verzögerungen und Chaos in der Buchhaltung.

Was das bedeutet: Je früher Du Dich mit der Umstellung beschäftigst, desto besser. Mit einem DMS wie GREYHOUND kannst Du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern gleichzeitig Deine gesamten Buchhaltungsprozesse modernisieren.

Irrtum #5
„Ein DMS lohnt sich nur für große Unternehmen.“

Fakt: Jedes Unternehmen profitiert von einem DMS – egal ob Kleinbetrieb oder Mittelständler.

• Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
• Manuelle Freigabeprozesse entfallen, Dokumente werden automatisch zugeordnet.
• Die Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher.

Was das bedeutet: Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird ein professionelles Dokumentenmanagement unverzichtbar. Wer seine Prozesse jetzt digitalisiert, arbeitet effizienter und vermeidet teure Fehler.

Die E-Rechnung als Chance – Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihr gesamtes Dokumentenmanagement zu modernisieren und damit einen echten Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Ein DMS wie GREYHOUND hilft dabei, Rechnungen automatisch zu empfangen, zu verwalten und rechtssicher zu archivieren – und spart gleichzeitig Zeit, Kosten und Nerven. Aber das ist erst der Anfang:

• Transparenz & Kontrolle: Rechnungen sind jederzeit abrufbar und können automatisiert verarbeitet werden.
• Weniger Fehler & schnelleres Arbeiten: Automatische Zuordnung von Dokumenten reduziert manuelle Arbeit und verhindert Engpässe.
• Rechtssicherheit: Alle Rechnungen sind GoBD-konform und revisionssicher archiviert.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams: Durch zentralen Zugriff auf Dokumente lassen sich Prozesse optimieren.

Unser Fazit: Jetzt handeln, statt später bereuen!

Die E-Rechnungspflicht kommt – und sie ist kein reines Bürokratiemonster, sondern eine echte Chance zur Prozessoptimierung. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, haben die Nase vorn und profitieren von effizienteren Abläufen.

Mit GREYHOUND sicherst Du Dir nicht nur eine rechtskonforme Lösung, sondern bringst dein gesamtes Dokumentenmanagement auf das nächste Level.

Hast du Fragen zur E-Rechnung oder möchtest du wissen, wie Du Dein Unternehmen optimal vorbereitest? Das Team von GREYHOUND steht Dir jederzeit zur Verfügung!