Expansion und Umstieg zu JTL-WMS im Interview

Wenn das Geschäft brummt, expandiert oft auch das Lager. Und mit dieser Expansion gehen oft Überlegungen zur Professionalisierung der eigenen Lagerprozesse einher. Kein Wunder also, dass mancher Kunde sich und uns fragt, wann und wie ein Umstieg auf unsere Lagerlösung JTL-WMS sinnvoll ist. Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir uns mit Maik Karlin (MK), Betreiber des Onlineshops hairlin zusammengesetzt und ihn hierzu befragt.

Maik Karlin von hairlin im Interview

JTL: Hallo Maik, vielleicht magst Du erst einmal ein paar Eckdaten zu Deinem Business nennen. Wie lang bist Du schon Onlinehändler, was verkaufst Du und wie groß ist Dein Bestellvolumen?

MK: Ich bin seit fast 20 Jahren im E-Commerce. Angefangen habe ich mit meinem Onlineshop masterhair, heutzutage läuft er jedoch unter dem Namen hairlin. Er zählt heutzutage zu den größten Onlineshops im Bereich der Friseur- und Haarpflegeprodukte. Wir verkaufen dort friseurexklusive Haarpflege, Styling-Produkte und generellen Friseurbedarf direkt an den Endkunden. Am Tag wickeln wir ein Bestellvolumen von rund 1.000 Bestellungen ab – es gibt also einiges bei uns zu tun.

JTL: Deinen Einstieg in den E-Commerce hast Du ja mit der Konkurrenz gemacht. Wann bist Du denn zu uns gewechselt und warum?

MK: Wir waren viele Jahre lang bei einem anderen Anbieter, ja. Tatsächlich hat sich jedoch herausgestellt, dass mit unserer Weiterentwicklung im Onlinehandel dieses ERP immer weniger zu uns gepasst hat. Vor gut 4 Jahren sind wir dann zu JTL gewechselt.

Der Grund hierfür war recht einfach: Das Gesamtsystem aus einer Hand bot uns viele Vorteile. Besonders beeindruckt hat uns aber Eure Lagerverwaltung. Die einfache Bedienung, die angenehme Nutzeroberfläche, die sich ideal via Touch-Monitor bedienen lässt sowie die Funktionen für mobile Endgeräte haben für uns den Ausschlag gegeben: Da bekommen wir nicht nur eine leistungsstarke Warenwirtschaft, sondern obendrein auch einen Shop und eine Lagerverwaltung, die miteinander harmonisieren. Alle drei haben wir heutzutage im Einsatz.

JTL: Ein richtiges WMS habt Ihr ja in der Vergangenheit nicht verwendet. Warum eigentlich nicht?

MK: Das ist richtig. Ein WMS nicht, aber eine sehr abgespeckte Version bei unserem vorherigen ERP-Anbieter. Da hakte es aber insbesondere am Import der Sendungsnummern und der Inventur.

Ich bin jedoch der Meinung, dass ab einem gewissen Punkt, wenn jemand sich fest für eine Karriere im Onlinehandel entschieden hat, ein vernünftiges WMS zur Verwaltung eines Lagers Pflicht ist. Spätestens wenn es soweit ist, den eigenen Keller zu verlassen, sollten bestimmte Aspekte bedacht weden: Stellplatzverwaltung, Laufwegsoptimierung, MDE-gestützte Verpackung und leichte Inventur zum Beispiel. Lassen sich viele dieser Prozesse obendrein schnell und transparent abbilden, wie es bei JTL-WMS der Fall ist, ist man softwaretechnisch auch künftig gut aufgestellt.

JTL: Danke für das Lob. Wie verlief denn der Einstieg bei Euch? Einige Interessenten machen sich gerade um diese Phase ja Gedanken.

MK: Die Einführung selbst war verhältnismäßig einfach. Wichtig ist, sich im Vorfeld einmal Gedanken zum Aufbau des Lagers zu machen. Wichtige Faktoren sind da Laufwege, Packtische, Struktur und ähnliches. Die eigentliche Einrichtung ist dann verhältnismäßig einfach, da JTL-WMS fast selbsterklärend ist. Unvermeidlich ist natürlich die Inventur, um die Produkte im neuen WMS-Lager mit dem neuen Stellplatz zu verheiraten. Im Grunde macht sie die meiste Arbeit, ist aber für jeden Händler ein kalkulierbarer Aufwand. Sind die Produkte beispielsweise durch einen Barcode oder EAN-Code scanbar, ist die Arbeit mit JTL-WMS ein Kinderspiel. Die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter liegt heutzutage bei wenigen Minuten.

JTL: Was genau setzt Du jetzt im Lager ein? Verwendest Du Zusatzsysteme?

MK: Zusatzsysteme konkret verwenden wir nicht, nein. Aber wir führen unser Unternehmen papierlos. Das heißt: Alle Prozesse im Lager laufen völlig papierlos ab. Meine Mitarbeiter picken mit MDEs, Rechnungen und Lieferscheine versenden wir automatisiert via Workflows usw.  Gepickt wird mit MDE´s, Rechnungen und Lieferscheine werden per Workflow versendet. Damit sind wir bereits gut versorgt. Natürlich gibt es aber noch Luft nach oben, um noch mehr Effizienz aus einem Lager herauszukitzeln.

JTL: Was sind für Dich die drei größten Vorteile eines professionellen WMS, insbesondere von JTL-WMS?

MK: An erster Stelle steht Schnelligkeit. Will ich ein hohes Maß an Bestellungen am Tag abwickeln, darf es keine großen Verzögerungen geben. Zweitens sollte die Software Fehler bestmöglich minimieren, quasi als digitales 4-Augenprinzip dienen. Jeder Fehler kostet schließlich Geld. Der Scan beim Picken und der erneute Scan am Packtisch helfen da bei JTL-WMS beispielsweise enorm. An dritter Stelle stehen für mich eigentlich einfache, aber wichtige Funktionen wie Inventur, MDH und Chargenverwaltung. Ist so etwas nicht im Funktionsumfang enthalten, fehlen mir direkt die Grundlagen.

JTL: Im Grunde liegen die Anforderungen also ja auf der Hand. Kannst Du aber mal an einem Beispiel illustrieren, welche Vorteile der Einsatz von JTL-WMS gebracht hat?

MK: Das Beispiel ist das Gesamtkonzept. Durch JTL-WMS können wir mit einem sehr kleinen Team (im Lager beschäftige ich nur 2 Festangestellte und hin und wieder eine Aushilfe) ein sehr großes Versandvolumen abwickeln. Das beinhaltet Zusatzaufgaben wie Wareneingang oder Inventur. Beim Wareneingang zum Beispiel zeigt das MDE-Gerät, wo der entsprechende Artikel unter Umständen schon liegt und in welcher Menge. Der Mitarbeiter kann quasi beim Wareneingang schon eine Art Mini-Inventur “on the fly” machen.

Durch die Anzeige der Produktbilder beim Pickvorgang können wir auch Stellplätze mit mehreren Artikeln optimal nutzen. Die Einarbeitungszeit für einen Mitarbeiter, der sich noch nicht mit dem Sortiment auskennt, ist ungemein klein. Allein schon die Sprachausgabe ist da hilfreich.

Wir haben bei uns im Unternehmen sehr stark auf “Prozessoptimierung” geachtet. Um mit so wenig Personal eine solche Menge an Sendungen zu bewegen, muss alles einhundertprozentig passen. Da ist kaum Platz für Fehlertoleranzen. Dazu gehört auch die Menge an Klebeband und die Wahl des richtigen Kartons. Um solche möglichen Engpässe weiter zu umgehen, setzen wir nur Automatikkartons ein, wo der Klebestreifen schon im Karton ist. Unsere Drucker arbeiten nur mit Peelern. Jede Sekunde zählt bei uns. Und bei dieser passgenauen Arbeit hilft JTL-WMS uns ungemein.

JTL: Klingt spannend, was bei euch im Lager abläuft. Danke für Deine Zeit und die ausführlichen Infos.

Obendrein hat Maik freundlicherweise auch ein eigenes Video zu diesem Interview erstellt. Hier gibt er genauere Einblicke ins Lager und führt manche Aspekte weiter aus: