Zurück in die Spur mit JTL-Track&Trace: So bringt Ihr Eure Sendungen sicher ans Ziel!

Die Schlagzahl im Onlinehandel steigt während des Weihnachtsgeschäfts enorm – und mit ihr die Kundenerwartungen an eine schnelle und reibungslose Lieferung. Schließlich sollen alle Geschenke rechtzeitig unter dem Weihnachtsbaum liegen. Lieferverzögerungen in dieser Phase gelten als besonders riskant, denn wer Kunden im Weihnachtsgeschäft durch verspätete und intransparente Lieferungen verprellt, verliert sie oft für immer.

Und jetzt die gute Nachricht: Mit unserer Sendungsverfolgung JTL-Track&Trace könnt Ihr Probleme erkennen und lösen, noch bevor Eure Kunden etwas merken; und sie zudem lückenlos über den Verbleib ihrer Bestellungen informieren. Gerade im kritischen Weihnachtsgeschäft sichert Ihr Euch so die Zufriedenheit und Loyalität Eurer Kunden. Wir verraten Euch in diesem Beitrag, wie genau das geht!

Tracking als Teil der Kundenzufriedenheit

Die Ware ist gepickt, gepackt und Ihr übergebt sie nun in die vertrauensvollen Hände Eures Versanddienstleisters. Ab diesem Zeitpunkt könnt Ihr als Händler eigentlich aufatmen, denn es liegt nun nicht mehr an Euch, ob, wann und in welchem Zustand das Paket bei Euren Kunden ankommt. Aber stimmt das wirklich? Die Mehrheit von Euch dürfte wohl zustimmen, dass Kundennachfragen in den meisten Fällen bei Euch landen, wenn die bestellte Ware nicht rechtzeitig, unvollständig oder beschädigt zugestellt wird.

Und wer möchte im ohnehin schon stressigen Weihnachtsgeschäft auf E-Mails oder Anrufe aufgebrachter Kunden reagieren müssen, die sich bei künftigen Bestellungen lieber für die Konkurrenz entscheiden werden? Eine nahtlose Sendungsverfolgung, auch Tracking genannt, wird da schnell zum Wettbewerbsvorteil. Laut einer Studie von pwc geben 90 % der Verbraucher an, dass ihnen die Nachverfolgbarkeit ihrer Pakete im Onlinehandel wichtig oder sehr wichtig ist.

Wie aber könnt Ihr Eure Kunden zufriedenstellen, wenn sich die Arbeit Eurer Versanddienstleister nicht direkt und mittelbar beeinflussen lässt? Die Antwort lautet: Mit JTL-Track&Trace.

JTL-Track&Trace: Frühzeitige Information für bessere Kundenkommunikation

Bereits mit Version 1.4 von JTL-Wawi haben wir unsere Sendungsverfolgung JTL-Track&Trace für DHL veröffentlicht. Mit ihr könnt Ihr frühzeitig Probleme beim Versand Eurer DHL-Pakete (sowie DPD- und GLS-Pakete! | Update JTL-Wawi 1.6.40.0, Juni 2022) erkennen und Eure Kunden zuverlässig über Lieferverzögerungen informieren. Zudem lassen sich mithilfe von JTL-Track&Trace automatisch Nachforschungsanträge erstellen oder Hinweise für Eure Mitarbeiter konfigurieren, wenn ein schnelles Eingreifen notwendig ist.

Damit verbessert Ihr nicht nur Eure Kundenkommunikation, sondern senkt auch die Retourenquote und verringert Euren administrativen Aufwand für die Beantwortung von Anfragen zum Verbleib bestellter Waren.

So funktioniert JTL-Track&Trace

Wusstet Ihr, dass die großen Versanddienstleister wie DHL und DPD bis zu hundert Sendungsstatus unterscheiden? Dazu zählen „Erfolgreich abgeholt“, „Zweiter Zustellversuch“ oder „Keine Übernahme wegen Beschädigung“. Normalerweise lässt sich der Status Eurer Pakete nur umständlich über die Webseite Eures Logistikers einsehen. Doch durch eine spezielle Schnittstelle kann JTL-Wawi diese Sendungsstatus einlesen und für JTL-Track&Trace bereitstellen.

Fünf Ordner für mehr Übersicht

Damit Ihr bei der Vielzahl unterschiedlicher Status nicht den Überblick verliert, sortiert JTL-Wawi sie automatisch in fünf Ordner (A): Erstellt, Unterwegs, Zugestellt, Problem und Storniert. Für Eure Arbeit als Händler dürften insbesondere die Einträge im Ordner Problem relevant sein: Hier findet Ihr eine Auflistung aller Pakete, die nicht erfolgreich zugestellt wurden. Dazu ist es wichtig zu wissen, dass für Logistiker ein Paket auch dann als zugestellt gilt, wenn es beim Nachbarn abgegeben oder in eine Postfiliale geliefert wurde.

Listenansichten mit Filterfunktion und aktueller Statusanzeige

Exakte Angaben zum Verbleib findet Ihr dann in der Listenansicht (B): Hier seht Ihr sowohl den Sendungsstatus (z.B. “Zustellfahrzeug”) als auch die genaue Sendungsinfo des Versanddienstleisters, die regelmäßig upgedatet wird. Die speziellen Suchfilter helfen Euch, Sendungen gezielt nach Sendungsnummer, Lieferadresse oder Name des Kunden zu finden – gerade für Händler mit hohen Versandvolumina oder zu Stoßzeiten wie an Weihnachten eine nützliche Funktion.

Im unteren Fensterabschnitt (C) könnt Ihr den gesamten Sendungsverlauf eines Pakets nachverfolgen und anhand des Externen Zustands bei DHL sogar erkennen, wenn ein Paket beim Nachbarn abgegeben wurde. Dies wird über das Kürzel „NGHBR“, die englische Verkürzung des Wortes „neighbour”, markiert.

JTL-Track&Trace und JTL-Workflows: Mehr Möglichkeiten für Eure Sendungsverfolgung

Unsere Sendungsverfolgung JTL-Track&Trace hilft Euch dabei, selbst bei einer Vielzahl an Sendungen stets den Überblick zu behalten. Das volle Potenzial der Möglichkeiten schöpft Ihr allerdings erst dann aus, wenn Ihr JTL-Track&Trace mit JTL-Workflows verbindet.

JTL-Workflows sind als Tool zur Automatisierung wiederkehrender Prozesse standardmäßig in unserer Warenwirtschaft JTL-Wawi vorhanden. Mit ihrer Hilfe lassen sich automatisch E-Mails an Eure Kunden versenden, sobald bei der Zustellung des Pakets ein Problem auftritt. Ein möglicher Anwendungsfall wäre hier beispielsweise der automatisierte Versand einer Nachricht, wenn es zu Lieferverzögerungen (z. B. durch einen Routing-Fehler oder eine Beschädigung) kommt, in der Ihr Eure Kunden proaktiv über die geänderten Lieferzeiten informiert und die nächsten Schritte ankündigt.

Auch wenn Pakete über einen längeren Zeitraum in einer Postfiliale liegen, könnt Ihr mithilfe von JTL-Track&Trace und einem zeitversetzten Workflow Eure Kunden an eine Abholung erinnern. Eure Systeme prüfen im Hintergrund selbstständig, ob der Sendungsstatus eines Pakets unverändert auf Lagerung in Filiale / Agentur steht, und verschicken eine solche Erinnerungsmail dann automatisch.

Das Beste an der Kombination aus JTL-Track&Trace und JTL-Workflows: Mögliche Anwendungsfälle sowie die entsprechenden Nachrichten an Eure Kunden definiert Ihr selbst. Dazu wählt Ihr für jeden Workflow einen Auslöser, legt eine oder mehrere Bedingungen fest und definiert die Aktionen, welche am Ende ausgeführt werden sollen.

Automatisierte Nachforschungsaufträge erstellen

Gerade in Peak-Zeiten mit hohem Sendungsaufkommen wie in den Monaten vor Weihnachten kann es leicht passieren, dass der Versand unerwartet lang dauert oder ein Paket auch mal ganz verschwindet. Für Kunden, die auf ihre Weihnachtsgeschenke warten, natürlich ein Albtraum! Euch als Händler muss das mit JTL-Track&Trace und JTL-Workflows keine schlaflosen Nächte mehr bereiten:

Lasst nach Ablauf einer kritischen Zeitperiode von zum Beispiel 5 Tagen durch einen Workflow automatisch alle Pakete prüfen, die noch immer nicht den Status „Zugestellt“ erreicht haben. Solche Sendungen werden dann automatisch in den Ordner Problem verschoben und Ihr könnt entscheiden, wir Ihr weiter verfahren möchtet: Soll ein Mitarbeiter manuell eingreifen, um beispielsweise ein neues Paket auf den Weg zu bringen oder möchtet Ihr automatisiert einen Nachforschungsauftrag an Euren Versanddienstleister schicken?

Die Vorteile von Paket-Tracking im Überblick

Wie Ihr seht, hält unsere Sendungsverfolgung JTL-Track&Trace – insbesondere in Kombination mit JTL-Workflows – ein ganzes Paket an nützlichen Funktionen bereit, die Euren Händleralltag gerade im Weihnachtsgeschäft erleichtern. Im Folgenden haben wir die Vorteile des Paket-Trackings noch einmal zusammengefasst:

• Kundenzufriedenheit stärken
  Sichert Euch durch individuelle Versandkommunikation als Teil Eures Kundenservices langfristig die Loyalität Eurer Kunden.
• Bei Problemen frühzeitig eingreifen
  Mit JTL-Track&Trace erkennt Ihr Probleme, bevor der Kunde etwas merkt, und könnt schnell geeignete Maßnahmen einleiten.
• Beschwerden reduzieren
  Verringert durch eine lückenlose Kommunikation das Aufkommen von Beschwerden und damit auch Euren administrativen Aufwand.
• Zeit und Personal einsparen
  Standardprobleme lassen sich mithilfe von JTL-Workflows automatisiert lösen, so dass Eure Mitarbeiter nur in Spezialfällen aktiv werden müssen.
• Retourenquote senken
  Probleme beim Versand erhöhen die Retourenquote. Greift aktiv ein, um Pakete schnell und unbeschadet an Eure Kunden liefern zu lassen.
• Versand optimieren
  Durch die detaillierte Auflistung seht Ihr, wo es im Versandprozess zu wiederkehrenden Problemen kommt, und könnt Optimierungsmaßnahmen vornehmen.

JTL-Track&Trace ab sofort für DHL, DPD und GLS (Update: Juni 2022)

Ab Juni 2022 bieten wir unsere Sendungsverfolgung nicht nur für DHL, sondern auch als Stable-Version für DPD und GLS an (JTL-Wawi 1.6.40.0). Damit stehen Euch drei Versanddienstleister in JTL-Track&Trace zur Verfügung, die weit mehr als die Hälfte des gesamten Marktanteils im Paketversand auf sich vereinen.

Besonders interessant: Alle angemeldeten Pakete für DPD sind während der Open Beta-Phase kostenfrei und fließen nicht in die Abrechnung der JTL-Track&Trace Tarife. Erst nach Beendigung der Open Beta werden angemeldete Pakete für DPD kostenpflichtig und abhängig von Eurem gewählten Tarif abgerechnet.

Natürlich informieren wir Euch rechtzeitig über das Ende der Open Beta und den Startpunkt des kostenpflichtigen Tarifs.

Doch bis dahin heißt es erstmal: Frohes Weihnachtsgeschäft mit JTL-Track&Trace!