Einfach und effizient – Controlling im E-Commerce

Im Jahr 2021 haben 45.000 kleine und mittlere Amazon-Händler aus Deutschland 750 Mio. Artikel weltweit verkauft.¹ Wer in diesem Wettbewerbsumfeld erfolgreich sein möchte, benötigt neben einem gefragten Produkt und einer professionellen Marketingstrategie auch ein funktionierendes Controlling. Das Controlling umfasst dabei alle Kennzahlen, die zur Steuerung eines Unternehmens benötigt werden und bei der fundierten Entscheidungsfindung unterstützen. Im Onlinehandel ist jedoch oftmals der Umsatz die einzige und „wichtigste“ Kennzahl. In diesem Blog möchten wir eine Anregung schaffen, den Fokus in Zukunft mehr auf ein Controlling zu richten, welches auf Daten aus der Finanzbuchhaltung beruht.

Von sauberer Buchhaltung zum funktionierenden Controlling

Obwohl der Begriff Buchhaltung bei vielen Onlinehändlern nur ein gequältes Lächeln hervorruft, bildet dieser die Grundlage für ein funktionierendes Controlling. Durch die gesetzliche Verpflichtung, eine saubere und ordentliche Buchhaltung zu führen, stellt sie sogar mit Abstand das präziseste und am besten überwachte System im Unternehmen dar. Wir wollen jetzt aber nicht über Gesetze sprechen, sondern darüber, wie valide Zahlen aus der Buchhaltung im Zusammenspiel mit unterstützenden Werkzeugen zu einem funktionierenden Controlling führen.

„Gamechanger“ auswertungsgerechte Kontierung

Allein bei Amazon gibt es mehr als 160 verschiedene Gebührenarten. Doch das ist nicht alles – auch auf der Einnahmenseite gibt es eine Vielzahl von Transaktionstypen. Diese reichen von Rückerstattungen der Verkaufspreise über Restpostenverkäufe bis hin zum Schadenersatz. Wächst das Business, wird es zunehmend zur Herausforderung, den Überblick zu behalten.

Um diesem Problem zu begegnen, ist es sinnvoll, die wichtigsten Transaktionstypen separat zu verbuchen. Dementsprechend muss das erste Ziel sein, eine auswertungsgerechte Kontierung einzurichten, um die Vielzahl an Daten granular zu erfassen. Mit entsprechenden Softwarelösungen (Bsp. dekodi Nexus) und über Kontierregeln kann ein sog. Settlement Report ausgewertet, die richtigen Gebühren- und Erlösarten identifiziert und die Transaktionen entsprechend kategorisiert werden. Neben zusätzlicher Transparenz im Rahmen einer Betriebsprüfung werden auch hier elementare Daten für ein funktionierendes Controlling geliefert.

Interne Kontrollsysteme (IKS) im E-Commerce

Es ist kein Geheimnis, dass der Onlinehandel, insbesondere der E-Commerce auf Amazon, sich so rasant entwickelt, dass es eine Herausforderung ist, mit den ständigen Veränderungen Schritt zu halten. Diese Dynamik stellt nicht nur Onlinehändler, sondern auch Steuerberater vor großen Herausforderungen im Bereich der Buchhaltung.

Glücklicherweise gibt es Schutzmechanismen, die wie eine Firewall vor Schäden bewahren können: die internen Kontrollsysteme. Sie arbeiten im Hintergrund und überwachen, ob die Buchhaltungsdaten vollständig und plausibel sind. Sobald Abweichungen auf dem Amazon-Verrechnungskonto auftreten, sorgt ein IKS für eine zeitnahe Benachrichtigung – und dafür braucht es nicht einmal aufwändige Programme. Selbst mit Excel kann ein effektives IKS eingerichtet werden. Entscheidend ist jedoch, dass diese Form der Qualitätssicherung automatisiert in den Buchhaltungsprozess integriert wird.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) – unterschätztes Auswertungswerkzeug

Viele Onlinehändler wissen, dass die BWA existiert, aber nur wenige nutzen sie aktiv. Eigentlich ein Fehler, da sie eines der effektivsten Instrumente zur Beurteilung der Ertragslage eines Unternehmens darstellt. Ziel muss es demnach sein, dass in die BWA relevante Buchhaltungsdaten einfließen. Hier zahlt es sich aus, die auswertungsgerechte Kontierung deutlich granularer aufzubauen. So schafft Ihr die Grundlage dafür, die BWA zur einzigen zentralen Quelle zur Ermittlung tagesaktueller betriebswirtschaftlicher Unternehmenskennzahlen zu machen. Durch diesen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen sind ebenfalls richtungsweisende Entscheidungen jederzeit möglich.

Datenvisualisierung mit Power BI

Je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger wird es allerdings, sich allein über die BWA einen schnellen Einblick zu verschaffen. An dieser Stelle kommen Programme wie Power BI von Microsoft® ins Spiel, die für die Analyse und grafische Darstellung von (Massen)Daten entwickelt wurden. Dabei werden Daten in Echtzeit aus unterschiedlichen Datenquellen (auch per API) abgerufen und in einem individuell gestalteten Dashboard visualisiert. Die Menge an Datenquellen spielt dabei keine Rolle.

Amazon-Händler können somit eine Vielzahl an Kennzahlen auswerten:

• Nettoumsatz
• OSS-Meldungen / Cross Border Sales
• Lokale Meldungen / Domestic Sales
• DB I, DB II, DB III
• Conversion Rate
• Herkunft der Bestellung
• Lagerkosten
• Sonstige Gebühren
• Marketingkosten
• Daten aus JTL-Wawi
• etc.

Durch diese Form der Echtzeitanalysen werden signifikante Veränderungen erkannt, Antworten auf spezifische Fragen zur Entwicklung des Unternehmens geliefert und somit insgesamt die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Fazit: Von wegen langweilig! Mit Buchhaltung bewahrt Ihr den Überblick

Viele Onlinehändler sind von Buchhaltung genervt, verkennen aber die Chance aus der Buchhaltung heraus eine aussagekräftige BWA zu erhalten. Auswertungsgerechte, Kontierung, IKS und die BWA ergänzt um eine Datenvisualisierung sind Mittel, die sich relativ einfach implementieren lassen und zu einem funktionierenden Gesamtcontrolling führen. Auf diese Weise wird die Grundlage für eine erfolgreiche und zielgerichtete Steuerung Eures Unternehmens geschaffen, ganz egal, wo Ihr aktuell steht.