Der KostenWalter ermöglicht Analyse und Optimierung der Kosten im Onlinehandel

In diesem Gastbeitrag richten wir unser Spotlight auf Seller Math, einen langjährigen Wegbegleiter von JTL. Korbinian Sigel (KS) und sein Team haben mit dem KostenWalter im vergangenen Jahr eine spannende Neuerung geschaffen. Die Software bietet eine Möglichkeit, sich die eigenen, aktuellen Gewinne oder Verluste innerhalb von JTL-Wawi anzeigen zu lassen, eine wertvolle Erweiterung zum Produktportfolio von JTL. Zeit also, sie in einem Gespräch mit Seller Math genauer zu beleuchten.

JTL: Hallo Korbinian. Ihr arbeitet ja nun schon gute sieben Jahre mit unserer Warenwirtschaft. In der Zeit seid ihr auf ein Problem aufmerksam geworden, das viele unserer Kunden betrifft, korrekt?

KS: Hallo. Ja, genau. Wir haben in der Vergangenheit immer wieder die Erfahrung gemacht, dass viele Onlinehändler keinen konkreten Einblick in die eigenen Gewinne, Kosten und Verluste haben. Erstaunlich, oder? In der Tat setzen selbst viele altgediente E-Commerce’ler in erster Linie auf den eigenen Steuerberater. Denn der weist Umsatz, Wareneinsatz, Kosten und den zu versteuernden Gewinn aus. Die dafür entscheidenden einzelnen Bestellungen bleiben jedoch verborgen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Händler damit mindestens zehn Prozent des möglichen Gewinns verschenken. Da gibt es viel Optimierungsbedarf.

JTL: Zehn Prozent sind ja allerhand. Aber erklär mal, wo liegt das Problem genau?

KS: Schon eine konkrete Auswertung auf Bestellebene liefert Onlinehändlern einen Ansatz, ob und an welchen Stellen sie tatsächlich Geld erwirtschaften oder verbrennen. Bislang liefert JTL-Wawi diese Zahlen nur eingeschränkt in der Statistik. Und viele davon müssten Händler händisch zusammentragen. Tatsächlich tun das auch viele – gern mit der eigenen Excel-Liste.

Doch da beginnt das Problem: Es ist zeitaufwendig, die Informationen zusammenzutragen. Nicht jeder weiß, welche Zahlen er überhaupt benötigt. Und wozu sollte man sich diese suchen, wenn der Steuerberater hinterher eh die Arbeit macht. Obendrein bringt die Excel-Liste für das Controlling nur wenig, wenn bei der manuellen Übertragung der Zahlen Fehler auftreten. Hier verschrieben, da etwas vergessen einzutragen – schon ist das ganze wertlos.

Der Optimierungsbedarf liegt nicht immer bei offensichtlichen Punkten, sondern eben im Detail. Schon der eine oder andere Bestseller hat sich bei genauer Betrachtung als Flop erwiesen. Mal handelt es sich um zu zeitaufwendige Prozesse beim Picken und Packen, mal sind es unbewusste Verlustkäufe oder die Versandkosten fressen den dünnen Gewinn einer Bestellung. Die meisten Betriebe weisen mindestens ein Dutzend Stellen auf, an denen sie mehr Kosten verursachen, als eigentlich nötig wären. Vieles davon ist nicht einmal schwer zu lösen – wenn man weiß, wo man ansetzen muss.

JTL: Und da verschafft euer Produkt Abhilfe? Wie genau?

KS: Exakt! Der KostenWalter wertet Kosten und Gewinne der erfolgten Bestellungen aus. Konkret füttert der Anwender unser Tool nach der kurzen Einrichtung und Anbindung an JTL-Wawi zunächst mit allen monatlichen Kosten, die anfallen. Das beinhaltet Miete, Personalkosten, Buchführung, Beratung, Versicherung et cetera. Zusätzlich kann er bei Bedarf die Abrechnungsberichte der Marktplätze und Co. via XML hochladen. All das geht ganz einfach – wir haben in der Software überall Videos eingebettet, die erklären, wie diese Schritte ablaufen. Auf Wunsch begleiten wir den Kunden hierbei auch via Teamviewer.

Ist der KostenWalter erst einmal mit all den Infos gefüttert, macht dieser sich an die Auswertung. Im Dashboard erhalten Anwender einen Überblick über den Break-Even, also ob er schon schwarze Zahlen im Monat schreibt. Es zeigt die aktuelle Verkaufssumme, die Rechnungskorrekturen, Produktkosten, den Wareneinsatz und -einkauf und noch einiges mehr für den jeweils gewählten Monat an.

JTL: Der Überblick klingt ja bereits gut, aber wie hilft das im Detail?

KS: Okay, nehmen wir mal eine übliche Bestellung, die über Amazon eingegangen ist. In unserer Software kannst du dir die Bestellung im Detail ansehen. Die Kosten sind in die drei Deckungsbeiträge (DB) eingeteilt. DB 1 liefert dir eine Aufschlüsselung der Produktkosten, Zahlungsgebühren, Plattformgebühren, Pick- und Packkosten sowie Versandkosten.

DB 2 zeigt den Ertrag abzüglich der bereichsnahen Fixkosten, zum Beispiel die des Personals, des Verpackungsmaterials, für Software-Lizenzen, Buchführung und so weiter. DB 3 ergänzt die globalen Fixkosten von Miete, Beratung und Versicherung.

Unser Produkt spuckt dann den Endbetrag aus, zeigt, ob du mit der Bestellung einen Gewinn oder einen Verlust eingefahren hast. Und anhand der zuvor gelisteten Posten siehst du klar, was dich bei dieser Bestellung unter Umständen zu viel gekostet hat. Vielleicht lief das Picken und Packen zu langsam. Oder die Plattformgebühren fressen zu viel vom Gewinn. Daraus ergeben sich schon viele Optimierungsansätze.

JTL: So erfahre ich, wie sich einzelne Bestellungen rechnen. Was kann ich mir noch anzeigen lassen?

KS: Eine Auswertung nach Produkt ist ebenso möglich wie die Auswertung nach Lieferant oder Hersteller. Schließlich sollte man das Controlling nicht nur auf Bestellebene begrenzen. Insgesamt bieten wir die Möglichkeit, CSV-Dateien aus den verschiedenen Programmteilen zu exportieren, um somit individuelle Übersichten zu gestalten.

Spannend sind auch die Kosten pro Plattform, immerhin rentiert sich eben nicht jeder Artikel auf jedem Marktplatz. Neben den rein verkaufsorientierten Zahlen ist auch der Lagerbestand höchst interessant. Nicht jeder Händler hat auf dem Schirm, wo sich seine Ladenhüter verstecken. Wenn der Händler Warengruppen in der Warenwirtschaft angelegt hat, kann er hier mit wenigen Klicks feststellen, in welchen sich in den vergangenen Monaten wenig am Bestand getan hat. Dort liegt also höchstwahrscheinlich viel totes Kapital. Die Bestandsveränderungen für den Monatsabschluss teilen wir den Kunden auch automatisiert zum Stichtag mit. Darüber freut sich jeder Steuerberater.

Manch einer mag jetzt sagen, dass er sich das auch alles ohne die Software zusammenstellen kann. Aber: Wer hat denn die Zeit dafür, das alles zusammenzusuchen? Es wäre doch viel sinnvoller, diese Zeit bereits in die Optimierung zu stecken, denn da liegt der Gewinn. Händler sollen Verkäufer und nicht Datensammler sein, Entscheider ihres Handels, statt Excel-Tabellen-Verwalter.

JTL: Die Charts, Tabellen und das Dashboard liefern Händlern hierzu also alle Übersicht, die sie brauchen. Aber wie läuft es mit der Umsetzung? Die eigentliche Auswertung muss vom Händler ja weiter proaktiv, dann aber im KostenWalter vorgenommen werden.

KS: Das können unsere Kunden dort tun, ja. Unser Service umfasst auch das Versenden von E-Mails zu den Bestellungen, die tatsächlich im Minus verkauft wurden, um den Händler auf den Missstand aufmerksam zu machen. Und jeden Morgen gibt es von uns die handliche Zusammenstellung der Zahlen vom Vortag und die Skizzierung, wie der Monat sich entwickeln kann. So sind unsere Kunden stets up-to-date. Wir liefern, ohne dass der Kunde überhaupt erst fragen muss. Unsere Erfahrung aus über sieben Jahren Onlinehandel hilft uns, den Händler beim Controlling zu unterstützen, anstatt ihm nur Zahlen zur Verfügung zu stellen.

Bevor jetzt aber Panik über E-Mail-Flut und die Frage, wo man denn zuerst ansetzen soll, ausbricht: Wir bieten im Produkt Tipps, Hinweise und Warnungen zu den Problemstellungen und raten zur schrittweisen Korrektur. Sind bestimmte Infos und Mails nicht gewünscht, lassen sich diese vom Kunden auch deaktivieren.

JTL: Habt ihr noch mehr für den KostenWalter geplant?

KS: Klar, jede Menge – aber wir sind ein kleines Team. Daher gehen wir alles Schritt für Schritt an. Unter anderem möchten wir gern eine Anbindung an die APIs der Kostenproduzenten wie Amazon, PayPal, AdWords und Co. schaffen, damit Anwender gar nichts mehr hochladen müssen. Aber wir haben auch noch einige andere Elemente in Arbeit, beispielsweise die intelligente Kalkulation.

JTL: Danke für das Gespräch, Korbinian.