Perfekt zugeschnittener Umstieg auf JTL-Wawi

Es braucht drei Dinge, um echte Erfolgsgeschichten zu schreiben: ein Problem, eine effiziente Lösung und ein überzeugendes Ergebnis. Haarkosmetik Jürgen Kramer aus Gablingen bei Augsburg verkauft Produkte rund ums Thema Haare – von der Tönung bis zum Lockenwickler. Anfangs bot Jürgen Kramer als Handelsvertreter seine Produktpalette den Friseuren in der Umgebung an. Im Jahr 2005 wagte er den Schritt ins Endkundengeschäft via E-Commerce und stellte die ersten Artikel bei eBay ein. Ergebnis des Unternehmermutes: Das Online-Business entwickelte sich prächtig und zu eBay kamen bald der eigene Shop (ePages) sowie der Verkauf via Amazon hinzu.

Software als Zeitfresser

Der Erfolg erforderte, die interne Organisation anzupassen, um das stetig steigende Auftragsvolumen buchhalterisch im Griff zu behalten. Dafür implementierte Kramer zunächst die Warenwirtschaft ‚Lexware Büro-Easy‘. Das anhaltende Wachstum erforderte einen weiteren Umstieg: 2010 wurde die Warenwirtschaft ‚Sage-GS-Office-Professional‘ eingeführt. „Eine ordentliche und leistungsfähige Warenwirtschaft mit integrierter Fibu“, urteilt der Unternehmer über die Software, „die leider nicht so für E-Commerce ausgelegt war, wie ich es mir gewünscht hätte“. Der Datenaustausch zwischen dem ePages-Shop und Sage klappte zwar, doch die eBay- und Amazon-Bestellungen, Zahlungsvorgänge aus PayPal und Amazon-Abrechnungen mussten von Hand in die Warenwirtschaft eingeben werden.

Das Geschäft entwickelte sich weiter positiv: So gingen zu Jahresbeginn 2014 bei Haarkosmetik Jürgen Kramer zwischen 200 und 250 Bestellungen pro Tag ein. Zusätzlich betreute Kramer vor Ort weiterhin rund 300 Friseure persönlich. Somit war er drei Tage im Außendienst gebunden, an den restlichen wickelte er den Onlinehandel ab. Obwohl personell auf 4 Mitarbeiter aufgestockt, stieg das Arbeitspensum stetig. Gründe waren die fehlende Multichannel-Fähigkeit der Warenwirtschaft sowie zahlreiche manuelle Tätigkeiten: beispielsweise per Hand eBay-Angebote einstellen oder Bestellbestätigungen händisch abarbeiten. Das Fazit: Arbeitszeiten von 14 bis 15 Stunden am Tag waren nicht länger tragbar.

Mehr Effizienz dank passgenauer Lösung

Nachdem bereits Mitte 2014 durchschnittlich 350, in der Spitze bis zu 500 Bestellungen pro Tag einliefen, war eine neue Warenwirtschaft unabdingbar. Durch Zufall stieß Jürgen Kramer auf die Kavendo OHG Bobingen, die nicht nur zertifizierter JTL-Premium-Partner ist, sondern mehrere Online-Shops betreibt. Eine intensive Analyse durch Kavendo bestärkte den Händler in der Umstellung auf die JTL-Warenwirtschaft mit einer Anbindung von eBay und Amazon. Der Wandel vom ePages-Shop auf den JTL Shop sollte später folgen.

Das war dem Haarkosmetikprodukt-Experten nicht genug. Er suchte auch eine gut organisierte Finanzbuchhaltung, die er effizient und automatisiert nutzen konnte. „Ohne eine aussagekräftige BWA bin ich praktisch im Blindflug unterwegs“, so Kramer. Sein Ziel war klar: Es galt den bisherigen Arbeitsaufwand für die Finanzbuchhaltung deutlich zu reduzieren und die seit dem 1.1.2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) weiterhin zu erfüllen.

Umfangreiche Finanzbuchhaltung

Bei der Neugestaltung der Finanzbuchhaltung fiel die Wahl auf den E-Commerce Datenkonverter Nexus von dekodi aus Fürth. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Software-Lösungen ‚Made in Germany‘ für Steuerberater, Unternehmer und Programmierer. Die dekodi-Software ermöglicht dem Haarkosmetik-Händler, die Ausgangsrechnungen aus JTL zu kontieren und zu verbuchen, ebenso wie die Abrechnungsdaten von PayPal und Amazon automatisch den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und buchhalterisch korrekt abzuarbeiten. Die von Nexus erzeugten Buchungen werden dann an die neue Finanzbuchhaltung DATEV-Rewe übergeben. Dort entsteht eine adäquate offene Posten-Buchhaltung.

„Was mich in ganzer Linie überzeugt, ist die organisatorische Kompetenz von Kavendo und dekodi: Statt der häufig vorkommenden ‚Alles-kein-Problem-Versprechen‘, wurde aufgabengenau gefragt, wie wir arbeiten und wo die Probleme liegen. Anschließend haben beide Unternehmen zielgenau Vorschläge zur konkreten Neuausrichtung des Unternehmens und des Workflows ausgearbeitet. Dabei wurde nicht nur daran gedacht, wie aktuell das Unternehmen abzubilden ist, sondern wo die Haarkosmetik Jürgen Kramer in den nächsten Jahren stehen will.“

Reibungslose Migration

Innerhalb eines Tages konnte Jürgen Kramer JTL-Wawi in Betrieb nehmen. Die eazyAuction-Schnittstelle zu eBay- und Amazon machte den Anfang. Unter Anleitung von Kavendo bearbeiteten Kramer und seine Mitarbeiter die eingehenden Bestellungen mit der Warenwirtschaft. „Bereits nach diesem einen Tag waren wir in der Lage, eigenständig mit JTL zu arbeiten“, so Jürgen Kramer. Die gewonnene Zeit nutzten der Händler und sein Team produktiv zur Überarbeitung der Produktbeschreibungen und Erweiterung der Artikelstammdaten.

Die über Jahre manuell bei eBay eingestellten, teilweise veralteten Angebote wurden erst sukzessive durch neue eBay-Listings aus der Warenwirtschaft heraus ersetzt. Schon wenig später entschied sich der Unternehmer dazu, die gesamten eBay-Prozesse vollständig über JTL-Wawi abzubilden. Nach der gelungenen Umstellung auf JTL erfolgte die Installation und Einrichtung von Nexus und DATEV. dekodi, in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro von Jürgen Kramer, installierte Nexus, richtete es ein und schulte die Anwender in kürzester Zeit. „Nun sehen wir in unserer BWA endlich die Daten, die wir zur Steuerung des Unternehmens benötigen. Durch die getrennte Verbuchung verschiedener Erlösbereiche und Gebühren können wir heute relativ schnell ermitteln, wo sich der Verkauf bestimmter Produkte lohnt und wo eben nicht“, so Kramer.

Fazit

„Ohne JTL und Nexus hätte ich nicht mal die Zeit für diese Success Story“, bekräftigt der Haarkosmetik-Händler den großen Erfolg mit JTL und Nexus. Durch Automatisierung und Prozessoptimierung benötigt sein Unternehmen heute für das Versandgeschäft nur 30 Minuten für Vorgänge, die vorher 6 bis 8 Stunden in Anspruch nahmen. Der Aufwand für die Finanzbuchhaltung sank von 100 auf 8 Stunden. „Dadurch, dass wir jetzt zeitnah mahnen können, hat sich auch unsere Liquidität deutlich verbessert. Aber das wichtigste ist, dass ich wieder Zeit fürs Private habe und nachts ruhig schlafen kann.“ Zusatznutzen, die Zeit und Geld wert sind.

Abschließend formuliert es Jürgen Kramer in den Worten der Branche: „Die Haare sind gekämmt, nun müssen Sie noch gelegt werden. Wir planen auch den künftigen Einsatz von JTL-WMS. Und da Nexus auch fremdwährungsfähig ist, können wir unsere Aktivitäten auch auf andere Plattformen wie Amazon UK ausweiten. Eigentlich sparen wir uns damit einen Mitarbeiter. Doch den brauche ich nun für das wachsende Auftragsvolumen.“