E-Rechnungspflicht 2025: Wir haben Deine Lösung

Zunächst müssen die eingehenden E-Rechnungen von Geschäftspartnern in Dein System integriert werden, um später gesammelt verarbeitet werden zu können. Die Rechnung kann z.B. über ein entsprechendes ERP-System wie JTL-Wawi oder eine spezialisierte Software wie JERA importiert werden. Dabei werden die XML-Daten automatisch aus der Datei ausgelesen und für die weiteren Verarbeitungsschritte aufbereitet. Mit Lösungen wie der FIBU-Schnittstelle von JERA geht das einfach per Drag&Drop oder durch Import aus dem kompletten Verzeichnis.

Nachdem Dein System das Rechnungsdokument eingelesen hat, muss elektronisch geprüft werden, ob der Datensatz im Hinblick auf die vorgeschriebenen Normen formal und sachlich korrekt ist, um im Falle einer Betriebsprüfung im XML-Format vorgelegt werden zu können. Fehlerhafte Rechnungen werden markiert und müssen zur Korrektur an den Rechnungssteller zurückgesandt werden. War die Validierung erfolgreich, erhält die Rechnung ein elektronisches Kennzeichen, das sicherstellt, das die E-Rechnung nachträglich nicht mehr verändert werden kann.

Damit Du XRechnungen auf inhaltliche Informationen wie Rechnungsbetrag, Rechnungssteller und Leistungszeitraum überprüfen kannst, muss der Datensatz in ein für Menschen lesbares Layout überführt werden (ZUGFerD-Rechnungen kannst Du als PDF-Dokument öffnen). In den Lösungen von JERA und GREYHOUND sind entsprechende Viewer enthalten, für JTL-Wawi ist ein solcher aktuell in der Entwicklung.

Ein mächtiges DMS wie GREYHOUND ermöglicht Dir individuelle Freigabe-Workflows, damit Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumenttypen den zuständigen Abteilungen (z. B. Einkauf, Buchhaltung) oder Mitarbeitenden automatisch zur Freigabe vorgelegt werden, bevor sie final in der Buchhaltung verbucht werden.  

Ein weiteres Glied in der Prozesskette ist die Kontierung von Eingangsrechnungen für die Finanzbuchhaltung. Dabei werden die einzelnen Positionen der Rechnung auf den richtigen Erlöskonten verbucht. Dies dient nicht nur als Grundlage für die spätere Zahlung, sondern auch zur optimalen Aufbereitung Deiner Buchungsdaten für den Steuerberater.

Eine E-Rechnung darf nicht verändert und muss von Dir in dem XML-Format, in welchem Du sie empfangen hast, archiviert werden. Gleichzeitig sollte Dein System eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente sicherstellen.

Auf einem lokalen PC ist ein revisionssicheres Archiv nicht umsetzbar. Daher übermittelt z.B. die E-Rechnungslösung von JERA Deine elektronische Rechnungsdateien mit dem jeweils verknüpften Buchungssatz direkt an DATEV, in dessen Rechenzentrum Deine Rechnungen revisionssicher abgelegt und dauerhaft archiviert werden. Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, sind die validierten Rechnungen sofort verfügbar.

Auch mit einem DMS wie GREYHOUND ist eine sichere Archivierung von Rechnungen samt zugehöriger Information wie Kommunikation sichergestellt und kann zusammen mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation GoBD-konform umgesetzt werden.